تطبيقات المحاسبة الإدارية للتخطيط والرقابة في الشركات المساهمة

تعتبر الوحدة المالية والاقتصادية مهما كان شكلها القانوني نظامًا كليًا للمعلومات يتكون من عدد من النظم الفرعية، منها النظام المحاسبي والمالي والإنتاجي والتسويقي، إضافة لنظام المشتريات والتخزين، فضلا عن نظام الموارد البشرية والعاملين، فكل هذه النظم تعمل مع بعضها البعض بصورة مترابطة وبتنسيق متبادل في سبيل تحقيق الأهداف المالية والاقتصادية والاجتماعية والسياسية التي ترمي إليها الوحدة الاقتصادية، سواء مؤسسة أو شركة ككل.

وبذلك يشكل نظام المعلومات المحاسبية نظامًا فرعيا ضمن نظام المعلومات المتكامل في الوحدة الاقتصادية يتطلب منه التنسيق والتكامل مع نظم المعلومات الفرعية الأخرى، خاصة في حالات المنافسة بين الشركات كافة وعمى مختلف المستويات أصبح لازماً على كل شركة ضرورة العمل على الاستمرار في التحسين لأدائها لكي تستطيع مواجهة تلك المنافسة والبقاء في السوق لأجل تحقيق ذلك، لابد أن تعتمد الشركة على معلومات محاسبية أكثر دقة وملاءمة وقدم في الوقت المناسب لغرض استخدامها في التخطيط والرقابة واتخاذ القرارات المناسبة، سواء منها المالي والاستثماري، لذلك لابد من وجود نظم معلومات تساعد الإدارة بعملية التطوير والتحسين المستمر لأداء الشركات بشكل عام وهذا ما تحتاجه الشركات، خصوصا المدرجة ببورصة الأوراق المالية والتي تأخذ شكل المساهمة العامة التي تنفصل فيها الإدارة عن الملكية، فلقد تم اختيار نظام الإدارة على أساس الأنشطة ونظام الموازنات المالية المعدة على أساس الأنشطة كأدوات للتحسين والتطوير المستمرين لأداء الشركات وتطوير نظم المحاسبة، خاصة الإدارية والتكاليف منها ساعد في ظهور ما يعرف بالإدارة عملي أساس الأنشطة الذي يُعد نموذجاً لتحميل الأنشطة الإدارية بهدف تخفيض التكاليف واستخدام معموماتهُ في إعداد الموازنات الأمر الذي استلزم أيضاً وجود نظام موازنات، معتمداً على نموذج إدارة الأنشطة، فكان نظام الموازنات المُعدة على أساس الأنشطة وليس المُعدة على أساس الأقسام أو المنتجات وفقا للأسلوب التقليدي في إعداد الموازنات، نظرا لأهمية كل من نظامي الموازنات والإدارة المبنيين على أساس الأنشطة في أي شركة بشكل عام وفي الشركات المساهمة بشكل خاص، فقد جاء هذا التقرير لبيان كيفية مساهمتهما في التطوير والتقييم المستمر في محاوره التالية: -

أولا: مفهوم المحاسبة الإدارية

تمثل أداة لتوفير البيانات والمعلومات إلى المستويات المختلفة في الإدارة الداخلية للوحدة المالية والاقتصادية لاستخدامها في أغراض تخطيط ورقابة العمليات المختلفة على أن يتم توفير البيانات والمعلومات بشكل مستمر للمساعدة في اتخاذ القرارات الروتينية وغير الروتينية وحل المشاكل والتحديات التي تواجه الإدارة التنفيذية في أعمال الشركة اليومية.

ثانيا: أهداف تطبيقات المحاسبة الإدارية

تحتاج المسؤولية الإدارية وعلى مختلف مستويات الإدارة العليا معلومات كمية تفصيلية من المحاسبة المالية ومحاسبة التكاليف لكي يقوم المحاسب الإداري على تصنيف وتبويب هذه المعلومات لاستخلاص المفيد والنافع منها، لتقديمه إلى الجهات الإدارية المختلفة بهدف تحقيق التنسيق والتكامل بين نظام المعلومات المحاسبية والإدارية الأخرى في الوحدة المالية والاقتصادية لذلك لابد من دراسة وتوضيح أهداف تطبيقات العمليات الإدارية، ومنها:

(التخطيط والعمليات) يشمل وضع الأهداف والمعايير ورسم السياسات والإجراءات وإعداد الموازنات وكتابة الجدول الزمني.

(التنظيم) يشمل الهيكل والمهام والعلاقات الخارجية والداخلية ثم اختيار المناسبين لشغل المناصب

(التوجيه والإشراف) يشمل التحفيز الدائم والمستمر والقيادة والاتصال لكل أقسام الوحدة.

(الرقابة وكفاءة الأداء) تشمل تحديد المعايير الرقابية وقياس الأداء وتشخيص المشكلات وعلاجها بالقرارات الصائبة.

ثالثا: تطبيقات أنظمة الموازنات في الرقابة

نظام الموازنات يقوم على أساس وضع جداول لتجميع الموارد اللازمة لتنفيذ برنامج معين متضمناً أيضاً جدولا زمنيا لتنفيذ ذلك البرنامج وتعتبر الموازنات وسيلة من الوسائل الفاعلة في التخطيط والإدارة والتنسيق والتواصل بين أقسام وأنشطة الشركة كما تُعد من الأدوات الرئيسية لتحفيز الموظفين وتقييم الأداء وتعتبر الموازنات من أحد مظاهر نجاح الشركة، لذلك فالموازنة هي ترجمة مالية لخطط الشركة في استخدام مواردها المتاحة لفترة مستقبلية محددة تكفل للإدارة التنفيذية القيام بوظيفة التخطيط والرقابة والتنسيق والتحفيز وتقييم الأداء لكل الأعمال الإدارية.

رابعا: تطبيقات أنظمة التخطيط في التنبؤ

يعد التحليل الإستراتيجي الأساس لكل أنواع التخطيط، سواء كان تخطيطا طويل الأجل أم قصير الأجل أم متوسط الأجل وهذه الخطط هي التي تقود بالنتيجة إلى إعداد الموازنات ويكون عمل الموازنات بتجزئة خطط الشركة الرئيسية إلى فترات طويلة أو قصيرة الأجل، كما تستخدم الموازنات كأسلوب للتنبؤ بالمستقبل لتحديد النتائج المتوقعة وتقسم الخطط لتحديد أسلوب الأداء المستهدف من قبل الشركة بشكل عام إلى: -

* خطط تشغيلية قصيرة الأجل ترتبط بتحقيق أهداف مرحلية.

* خطط إدارية وهي خطط تكتيكية تهتم بهيكلية الشركة وتحديد مستوى الأداء الملائم لإنجاز المهام الإدارية.

* خطط إستراتيجية تهتم بالتطوير طويل الأجل لإستراتيجية الشركة وتكون ذات خطوط عريضة الاتجاه لرؤى الشركة.

خامسا: تطبيقات أنظمة التنسيق والمتابعة في التقييم

بعد عملية التخطيط تأتي عملية التنسيق كعملية خلق المواءمة بين كافة عوامل متغيرات الإنتاج وأقسام الشركة بالشكل الذي يمكن من تحقيق الأهداف، فالموازنة تسعى للتوفيق بين مختلف قرارات الشركة لما هو في مصلحتها ذاتها بدلاً من مصلحة كل قسم على حدة، كما تساهم الموازنة في الرقابة على كل الأنشطة وتحديد المسؤول عنها وتساعد الإدارة في معرفة الانحرافات والفروقات من خلال المقارنة للنتائج المتحققة مع المخطط ولكل نشاط من أنشطة الشركة، خاصة تلك المتعلقة بالإنفاق. إن عملية الرقابة تلحق بعملية التخطيط وتتكون من ثلاث مراحل هي:

* تسجيل الأداء الفعلي

* مقارنة الأداء الفعلي مع الأداء المتوقع وتسجيل الفروقات.

* التغذية المرتجعة لمناطق الضعف والمشكلات.

سادسا: استخدام نظم المحاسبة الإدارية الحديثة في تقييم أداء شركات المساهمة العامة

بهدف الوفاء بالمتطلبات الإدارية للوحدة المالية والاقتصادية، فيتطلب الأمر من المحاسبين التعرف على أبعاد العملية الإدارية من خلال وظائفها الإدارية بهدف التعرف على البيانات والمعلومات المتعلقة بكل وظيفة وحاجة كل مستوى من المستويات الإدارية المحددة في الهيكل التنظيمي لتلك الوحدة الاقتصادية وبما يتناسب مع نوعية القرارات التي يمكن أن تتخذ في ذلك المستوى والتي تقع ضمن صلاحيته، وبذلك يتطلب الأمر من المحاسبين الآتي:

(أولا) تعرف العملية الإدارية بأنها طريقة منظمة لتفكير تعاون الإدارة في إرشاد الوحدة الاقتصادية نحو أهدافها تتكون هذه الطريقة المنطقية للتفكير من مجموعة وظائف يمكن أن تتواجد في أي وحدة اقتصادية من خلال ممارسة المديرين لعملهم الإداري فيها وبما يؤدي إلى خدمة تلك الوحدة الاقتصادية، فيمكن الحكم على درجة ملاءمة المعلومات لمتطلبات الإدارة من جهتين:

* من ملاءمتها للمستوى الإداري الموجهة له.

* من ملاءمتها للشخص الذي يقوم باتخاذ القرارات.

(ثانيًا) تحديد القرارات التي يمكن اتخاذها عند كل مستوى من المستويات الإدارية، يلاحظ أن الحاجة إلى البيانات والمعلومات المحاسبية اللازمة لاتخاذ القرارات المتعلقة بكل من وظيفتي التخطيط والرقابة هي حاجة متداخلة ولجميع المستويات الإدارية في الهيكل التنظيمي للوحدة المالية والاقتصادية، حيث إن أي مدير متخذ قرار في الوحدة الاقتصادية يحتاج إلى البيانات والمعلومات المتعلقة بالوظيفتين معًا ولكن بصورة متباينة وحسب موقعه في الهيكل التنظيمي الذي يحدد طبيعة المستويات الإدارية التي يتم على أساسها تحديد الاحتياجات من المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات المختلفة وبصورة عامة يمكن تقسيم الهيكل التنظيمي لأي وحدة مالية واقتصادية إلى ثلاثة مستويات إدارية هي:

* مستوى الإدارة العليا والتنفيذية أو المستوى الإستراتيجي

* مستوى الإدارة الوسطى أو الإشرافي المستوى التكتيكي

* مستوى الإدارة التشغيلية أو المستوى الفني.

(المصدر: الشرق القطرية 2015-11-01)