15 نصيحة من الخبراء للتخطيط لحفل زفافك

جى بي سي نيوز :- مبروك لقد وجدت شريك حياتك، والآن جاء وقت العمل للحصول على حفل زفاف مثالي خال من المشاكل والعراقيل. هناك العديد من الأمور التي يجب أن نضعها بعين الاعتبار عند التخطيط لحفل الزفاف؟ وهذه النصائح الرائعة هي خلاصة تجربة العديد من خبراء تخطيط وتصميم حفلات الزفاف حول العالم.

1. وضع قائمة باسماء الضيوف

يجب أن تعرفا العدد التقريبي للضيوف قبل تحديد مكان الزفاف. وهذا يضمن اختيار مكان ذو مساحة كافية للعدد المتوقع.

2. تحديد التاريخ المناسب

قد يعجبكما تاريخ معين ولكن يجب ان تتأكدا من أن هذه التاريخ لا يقع مع مناسبة اجتماعية أو عامة أخرى. تجنبا التواريخ التي يكون بها مؤتمرات أو مهرجانات أو أحداث هامة حتى لا تتورطا وضيوفكما في الازمة المرورية الخانقة.

3. مراقبة الطقس جيدا

من المعروف أن أغلب الضيوف يتبعون مزاجهم عند حضور حفلات الزفاف لذلك تأكدا من أن الطقس ليس بالحار جدا أو البارد جدا عند تحديد موعد الزفاف. قد لا تسيطرا تماما على الطقس ولكن يمكن أن تختارا الاوقات الاقل حرا أو الاقل برودة خلال اليوم للاحتفال بحفل الزفاف مع تجنب الاماكن الرطبة التي يمكن أن تزداد بها الحشرات.

4. الالتزام بالميزانية

لا تدعا الفرحة تنسيكما الميزانية، يمكن أن تتمدد تكاليف حفلات الزفاف بطريقة مفاجئة، وما قد يكون مناسبة سعيدة قد يتحول فجاءة الى ذكرى سيئة! استغلا بطاقات الائتمان والجوائز والمكآفات التي تأتي معها لحجز رحلة شهر العسل أو للاستفادة من الخصومات الخاصة في بعض المحلات والاماكن.

5. الاستفادة من المعارف

المعارف والاصدقاء يمكن أن يكونوا مفيدين جدا في التحضير لحفلات الزفاف عن طريق تقديمك لاصدقائهم الذين يملكون متاجر أو خدمات خاصة بحفلات الزفاف، استفيدا من كل خصم أو عرض يقدمه لكما الاصدقاء وكونا سلسلة من المعارف التي تخدم مصلحتكما.

6. التوفير يعني اختصار قائمة الضيوف

إذا شعرتما فجاءة أن الميزانية لن تكفي، فتذكرا بأن أسهل طريقة لخفض ميزانية حفل الزفاف هي تقليص قائمة الضيوف. تذكرا، نصف نفقات حفل الزفاف سوف تنفق على الضيوف. مثلا اذا كان كل شخص يكلف 100 دولار، وقمت باختصار 10 اشخاص فقط فسوف توفرا 1000 دولار.

7. حاولا الاستفادة من كل الخدمات

لقد حجزتما فرقة موسيقية للحفل لمدة ساعتين، تفاوضا على تمديد الوقت لساعة اضافية مجانا أو بمبلغ مخفض، استفيدا من وجودهما لتمديد الحفل قليلا.

8. تحضير قائمة الطعام

أمر أخر هام جدا عند التحضير لحفل الزفاف، هو البوفيه أو الطعام. قبل التوقيع على العقود، تأكد من أنك لن تدفع مقابل طعام لن يأكه ضيوفك أو إضافات لم تقم بطلبها. أكثر الفنادق تقدم قوائم متعددة ضمن ميزانيات مختلفة لتناسب جميع الاذواق. اختيار القائمة الفائزة قد يكون مربكا ولكن في النهاية تذكرا بأن عدد الضيوف هو الذي سيحدد الاختيار سواء كان بوفيه أو قائمة ثابتة.

9. التعرف على طاقم التحضيرات

من الهام جدا أن يكون هناك تواصل بين كافة الجهات التي ستتحمل مسؤولية التحضير لحفل الزفاف. لهذا ننصح دائما بأن يكون الاطراف من جهة واحدة أو يعملون تحت اشراف واحد. قوما بجمع الاطراف في اجتماع تعارف وتبادلوا بيانات الاتصال حتى يتمكن الجميع من التنسيق بينهما لتقديم خدمة متكاملة يوم الزفاف.

10. المشروبات والضيافة

اذا اخترتما مكانا مفتوحا لعمل حفل الزفاف، فهذا لا يعني بأن تتركا الامور دون تنظيم. استفيدا من خدمات شركات الطعام والشراب التي تقدم خدمات فندقية في الخيم الاحتفالية وعلى الشاطئ وفي اي مكان أخر تفضلانه. تذكرا بأن عدد ضيوفكما يحدد كمية الطعام والشراب والخدم.

11. ادخرا بعض المال للمفاجآت

يعتقد الكثير من العرسان بأن ميزانيتهما مضبوطة وبأنهما حسبا حساب كل شيء، ولكن هذه الحسابات غير موجودة على ارض الواقع. توقعا الاسوأ دائما، مثلا عدم تمكن المصور من الحضور لامر طارئ، وهذا يعني البحث عن مصور أخر قد تكون تكلفته أكثر أو حدوث خلل ما في سيارة الزفاف وبالتالي قد تضطرا على استئجار سيارة أخرى بمبلغ اضافي أو اصابة احدكما بمشكلة صحية. لذلك ينصح الخبراء بوضع مبلغ طوارئ اضافي جانبا في جميع الاحوال.

12. لا تخشيا الحوار الواضح

انه حفل زفافكم، الحدث الاكبر في حياتكما ومن حقكما أن تحصلا على كل الخدمات التي قمتما بدفعها. لذلك اعرفا حقوقكما جيدا عند التعامل مع الاطراف المشاركة في تنظيم حفل زفافكما. قبل التوقيع على اي اتفاق مع أي طرف اعرفا حقوقكما والخطة البديلة في حالة لم يتم تلبية طلباتكما. لا تنتظرا الى اخر دقيقة عندما يتم ارسالكما وضيوفكما الى القاعة الصغيرة لأن القاعة الكبيرة التي قمتما بحجزها غير جاهزة مثلا أو عدم توفر ألوان الزهور التي وعد بائع الزهور بإحضارها وأخذ ثمنها مقدما! العقود والشروط الواضحة هي أفضل طريق لضمان حقوقكما.

13. الانتظار والمغامرة

أحيانا، يمكن للتخطيط في اللحظة الأخيرة أن يعمل لصالحك، حيث تضطر أغلب القاعات والفنادق لقبول أي زبون لاشغال الوقت والقاعة والاستفادة من موسم الحفلات. ولكن هذه مغامرة خطيرة فقد لا تجد ما ترغب به وقد تكون محظوظا في الحصول على حجز مكان حفل تم إلغاءه فجاءة. تذكر أيضا بأن حجز ايام اجازة عطلة الاسبوع يعني زيادة في التكاليف بنسبة 30%.

14. ارسال بطاقات الدعوة

بالطبع توقيت ارسال بطاقات الدعوة أمر هام وضروري وحاسم في نجاح اي حفل. لذلك تذكر بأن تقوم بطباعة البطاقات قبل وقت كاف من موعد الزفاف مع ارسالها وضمان وصولها لكل الضيوف والحصول على تأكيدات بالحضور. ينصح الخبراء بعدم ارسال البطاقات باكرا جدا أو متأخرا جدا حتى تضمن حضور الضيوف.

15. ماذا لو كان عدد الضيوف قليلا!

حسنا، هذا كابوس كل العرسان، ماذا لو لم يحضر عدد كاف من الضيوف؟ حسنا، سوف يتم الزفاف بلا شك، ولكنكما سوف تتكبدا خسائر بسبب نقص العدد المتفق عليه. ولهذا يشدد خبراء تنظيم حفلات الزفاف على اختيار التاريخ والوقت والطقس الاكثر ملائمة حتى يتسنى للضيوف الحضور دون مشاكل.