7 خطوات لمكافحة السرقة والاحتيال في شركتك

جي بي سي نيوز :- هل تعلم أن إحدى أكبر التهديدات التي تواجهها الشركات تأتي من الداخل؟ هل تعلم أن أكبر المخاطر التي تتعرض لها الشركات هي السرقة والاحتيال من قبل الموظفين الذين يعملون فيها؟

أحد أكبر مسببات الفساد في الشركات هي التسيب الأمني وغياب الرقابة وعدم وجود إجراءات وضوابط أمنية ومالية متبعة وعدم توثيق العمليات المالية وقلة وضوح الأدوار والمسؤوليات. كما تساهم الثقة في غير محلها والتوظيف العشوائي في خلق بيئة متراخية تؤدي إلى الاحتيال والسرقة. ويتفق الخبراء أن الشركات الأكثر عرضةً للاحتيال الداخلي هي الشركات الصغيرة والمتوسطة بسبب عدم اعتمادها على ضوابط مكافحة الاحتيال.

أظهرت دراسة أجرتها "جمعية فاحصي الغش المعتمدين" (Association of Certified Fraud Examiners) أن الشركات حول العالم تخسر حوالي 5% من مردودها سنوياً أي ما يقارب بحوالي 3.5 تريليون دولار أميركي نتيجة جرائم الاحتيال. كما أفادت الجمعية التي درست 1500 شركة من أكثر من 100 دولة حول العالم أنه في واحد من أصل خمسة من الشركات كان هناك سرقة تجاوزت المليون دولار. كما سجلت الدراسة أن أكثر من 77% من هذه السرقات تمت من قبل موظفين يعملون في 6 أقسام: المحاسبة، العمليات، المبيعات، الإدارة، خدمة العملاء والمشتريات.

فيما يلي، نقدم لكم عدد من النصائح من شأنها أن تساعد أصحاب الشركات الصغيرة والمتوسطة في حماية مؤسساتهم من هذه المخاطر:

1- تأسيس بيئة عمل إيجابية: إن غياب العدالة في توزيع الرواتب والمسؤوليات والمكافآت المالية وقلة الترقيات الداخلية والتمييز بالمعاملة وغيرها تخلق بيئة سلبية للموظفين. كما يسبب ابتعاد الإدارة عن موظفيها بالتخفيف من الشعور بالولاء والانتماء إلى الشركة. لذلك إن الخطوة الأولى لبناء شركة ناجحة وخالية من الفساد هي من خلال الموظفين السعداء. والطريقة الأمثل لإسعاد الموظفين هي من خلال القيام بتطبيق ممارسات التوظيف العادلة وتوزيع الأدوار والمسؤوليات بشكلٍ واضح وتحديد الهيكل التنظيمي للشركة والسياسات والإجراءات الشاملة وإبقاء خطوط التواصل مفتوحة بين الإدارة والموظفين ومكافئة الأداء الجيد. هذه البيئة الإيجابية تشجع الموظفين على الالتزام بالسياسات والإجراءات الداخلية والعمل من أجل مصلحة الشركة وتساهم في خفض احتمالات السرقة والاحتيال الداخلي.

2- تطبيق الضوابط الداخلية: مقولة عربية شهيرة تقول "المال السائب يعلم السرقة" وهذه المقولة فيها الكثير من الصحة حيث ثبت أن التسيب في مراقبة الصفقات المالية هي أحد أكبر مسببات حالات الاحتيال الداخلي. بدايةً، عليك توزيع المسؤوليات والأدوار بوضح بحيث لا يقوم موظف واحد بإجراء الدفعات وتوثيقها. كما عليك منع الموظفين الإداريين من الحصول على حقوق مطلقة للتحكم بالأنظمة المالية والمعلومات السرية. بالإضافة إلى ذلك، قم بتطوير سياسات واضحة والتي تحدد كيفية بدء العمليات المالية والموافقة عليها وتوثيقها ومراجعتها. ستشكل هذه الضوابط الداخلية مقياس أساسي لضمان فعالية وكفاءة العمليات المؤسسية الداخلية وتضمن اعداد تقارير مالية دقيقة كما تدفع الموظفين للامتثال بالقوانين وحماية ممتلكات الشركة.

3- توظيف أفراد جديرين بالثقة: رغم أن هذه الخطوة هي الأكثر بديهية إلا أنها الأصعب حيث لا نستطيع مهما حاولنا معرفة طبيعة الشخص وأخلاقيات عمله خلال مقابلة العمل. ولكن كونك صاحب الشركة، عليك أن تكون متيقظاً ومستعداً للعمل الإضافي لضمان نجاح شركتك. أولاً، قم بالتحقق من خلفية المرشحين قبل انضمامهم إلى شركتك. هذه الطريقة الأسرع والأمثل للتخلص من الأفراد الغير أمناء. اطلب منهم تزويدك بسجلهم العدلية وبالمراجع من الشركات التي عملوا لديها سابقاً للتأكد من مسماهم الوظيفي وخبرتهم وأسباب رحيلهم. كما عليك التحقق من درجاتهم العلمية. كل هذه الخطوات تساهم في تقليص المخاطر والحد من جذب أفراد قد يسيئون إلى شركتك وأعمالك.

4- تثقيف الموظفين: إن الشفافية والصدق هم أفضل وأهم سياسة يمكن أن تتبعها. تحدث مع موظفيك عن ثقافة الشركة وعن المكافآت المالية والمعنوية التي تقدمها. كن واضحاً مع فريقك وأعلمهم فور انضمامهم عن الإجراءات التأديبية التي تتبعها شركتك في حالات الاحتيال والسرقة. قم بتوثيق هذه السياسات والإجراءات وادرجها في عقود الموظفين لضمان قانونية هذه العقود. كما عليك بالقيام بجلسات سنوية ونشاطات تدريبية لتوضيح هذه الأمور وتذكير الموظفين بها.

5- القيام بتدقيق الحسابات: على كل شركة القيام بتدقيق الحسابات بشكل دوري وغير دوري. يساهم التدقيق العشوائي بتحديد الثغرات الموجودة في الأنظمة المالية والأمنية. كما يُمكّنك من كشف عمليات الاحتيال بشكل مبكر ومباغت حيث لا تسنح الفرصة أمام الموظف لتغطية أعماله. قم بتوظيف شركات خارجية للقيام بالتدقيق وتأكد من خلفيتهم وعدم قبولهم للرشاوى.

6- إجراء تحقيقات عميقة: في حال التبليغ عن أي حالة سرقة أو وجود ادعاءات احتيال في شركتك، قم بإجراء تحقيقات عميقة ودقيقة وفورية. يحدّ التصرف الفوري من الخسائر أما الدقة في التحقيق فتحول دون اتهام أشخاص غير معنيين. في حال إثبات السرقة أو الاحتيال، قم بتطبيق الإجراءات القانونية التي طورتها فلا جدوى من وجود هذه الإجراءات والسياسات ان لم تعتزم تطبيقها. وقم بتوثيق الحادثة وراجع أسباب حصولها وقم بتعديل هذه الإجراءات لضمان عدم تكرار التجربة مجدداً.

7- القيادة بالقدوة الحسنة: تشكل المحسوبيات والعلاقات الشخصية والعائلية أحد أكبر وأخطر المسببات لعمليات الاحتيال فهي تدفع الموظفين للقيام بالسرقة أو الاحتيال ظناً منهم أنهم يتمتعون بالحصانة نظراً إلى قربهم من الإدارة. لذلك فإنه من الضروري أن تقوم بمعاقبة السلوك السيء وأن تحاسب الموظف على أفعاله مهما كان مركزه وبغض النظر عن علاقته بالشركة والإدارة وبك شخصياً. كما على المدراء التنفيذيين وأصحاب الشركات أن يكونوا مثلاً يحتذى به. وإن قمت بتطبيق القوانين على الموظفين، فعليك أن تنصاع إليها فلا شيء يشجع السلوك السيء كالإدارة الفاسدة أو السائبة.