10 أخطاء ترتكبها في بداية يوم العمل.. ما هي؟

جي بي سي نيوز-: من المعروف بين أوساط الخبراء أن الدقائق العشر الأولى من يوم العمل تعد بمثابة الأهم لمسار اليوم. فإن تأخرت عن موعد العمل، أو أُقحمت في تفحص سيل الرسائل الواردة بالبريد الإلكتروني، من السهل أن تفقد تركيزك وتفسد باقي اليوم.

تقرير نشرته صحيفة "اندبندنت" رصد 10 أخطاء معروفة يقع فيها العاملون خلال الدقائق العشر الأولى من اليوم، التي تؤدي بدورها إلى التأثير سلباً على الإنتاجية:

1- بداية اليوم متأخراً

قد تتسبب في إفساد يومك من قبل أن تبدأه، حيث أوضحت دراسة نُشرت على النسخة الأميركية لـ"هافينغتون بوست"، أن رؤساء العمل ينظرون إلى العاملين الذين يصلون عملهم متأخراً باعتبارهم أقل أمانة مما يقلل من تقييمهم عند الرؤساء حتى وإن كانوا يغادرون متأخرين. ربما يبدو الأمر غير عادل، لكنها الحقيقة، لذا فعليك الوصول إلى العمل مبكراً قدر الإمكان.

2- عدم تحية زملاء العمل

يمكنك أن تضبط مزاجك اليومي من خلال دقائق معدودة تقضيها في تحية زملاء العمل.

فإن كنت مديراً ولا تلقي التحية على من حولك، سيُظهرك الأمر شخصاً يفتقر إلى مهارات الاتصال بمن حوله، ما سيقلل من تنافسيتك، حسبما يرى "لين تايلور"، خبير بيئات العمل الحكومية ومؤلف كتاب "Tame Your Terrible Office Tyrant".

حتى إن لم تكن مديراً، فأسلوب التعامل مع مَن حولك في صمت قد يجعل منك شخصاً ليس لديه رغبة في التواصل مع زملاء العمل.

3- توقيت احتساء القهوة

إن لم تكن ذلك الشخص الذي يبدأ يومه باحتساء قدح القهوة بدلاً من غسل وجهه، فعلى الأرجح أنك ستتناوله مع وصولك إلى مكان العمل.

بيد أن الأبحاث تقول إن أفضل توقيت لاحتساء القهوة في التاسعة والنصف صباحاً، لأن الكورتيزول، وهو هرمون التوتر المسؤول عن تنظيم طاقة الجسم، يعمل بين الثامنة والتاسعة صباحاً، وعندما يحتسى المرء القهوة خلال تلك الفترة فإن الجسم يفرز نسبة أقل من ذلك الهرمون ليعتمد على الكافيين بنسبة أكبر.

لذا فعندما يقل إنتاج هرمون الكورتيزول في الجسم، يمكن للمرء أن يحتسى القهوة من أجل إنعاش عقله وذلك بعد التاسعة والنصف صباحاً.

4- الرد على كل بريد إلكتروني في صندوق الوارد

بمجرد أن يجلس الموظف على كرسي مكتبه يغويه الرد على سيل الرسائل التي وصلت إليه في الليل.

لكن "مايكل كير"، وهو رئيس مجموعة شركات دولية ومؤلف كتاب" You "Can't Be Serious، يرى أن العشر الدقائق الأولى من العمل ينبغي أن تُستغل في إلقاء نظرة سريعة على الرسائل الواردة وترتيب أولويات الرد عليها، حتى يتمكن الموظف من الرد على الرسائل العاجلة وتأجيل الرسائل ذات الأهمية الأقل.

وقد نقلت صحيفة "بيزنس إنسايدر" عن كير قوله: "إن فحص البريد الإلكتروني من الأشياء التي تجعلك تشعر بأنك تنجز بعض المهام، لكن الخطر يكمن في أنك لا تضع أولويات لتلك المهام، بل أيضاً تجعل أشخاص آخرين يحددون قائمة أولوياتك".

5- عدم وضع خطة عمل محكومة بالوقت

يرى تايلور أنه ينبغي على الموظف بدء عمله بخطة تحتوي على الأولويات والضروريات التي يجب إنجازها باليوم، وأيضاً التحقق من مفكرتك للتأكد من إنجازها.

فعليك فحص خطط العمل التي وضعتها والتحضير لأي مكالمات أو اجتماعات محتملة، وإلا ستُفاجأ بأنك ستبدأ اجتماعاً بعد 10 دقائق في حين أنك لا تزال تضع مقترحات لذلك الاجتماع.

6- تنفيذ المهام السهلة أولاً

ترى الأبحاث أن الطاقة والرغبة في الإنجاز تقل بمرور اليوم، لذا فمن الأفضل أن ينجز الشخص الأمور الهامة في أسرع وقت ممكن. فبعض الأشخاص يسمون تلك الاستراتيجية "أن تأكل الضفدع"، وهي مقتبسة من مقولة للأديب الأميركي مارك توين، الذي قال: "عندما تأكل ضفدعاً حياً في الصباح، فلن يحدث لك أسوأ من ذلك طوال اليوم".

7- المهام المتعددة

قد تظن أن النشاط الذي لديك في الصباح سوف يساعدك على تنفيذ مليون مهمة في نفس الوقت. غير أن الأبحاث تقول إن تعدد المهام قد يؤثر سلباً على أدائك في الأساس، وإنه من الأفضل القيام بمهمة واحدة فقط. فإن بدأ الشخص يومه بالتقافز بين المهام المتعددة، سيجد نفسه لا يستطيع إنجاز أي شيء باقي اليوم. وبدلاً من ذلك يجب أن يصب تركيزه لعشر دقائق لإنجاز مهمة واحدة.

8- التفكير السلبي

ربما ساءك دفع أحد الركاب لك أثناء نزولك من الحافلة، أو ربما تشاجرت مع شريك حياتك في الليلة الماضية. لكن ينبغي لتلك الأمور ألا تسبب في تشتيتك عن أداء مهام اليوم الوظيفية.

يرى تايلور أن الحل الأفضل يكمن في الانفصال عن تلك التجارب من خلال حصرها خارج عقلك عندما تبدأ أسبوعك، ويمكنك زيارتها لاحقاً إن أردت ذلك.

9- إجراء المقابلات

من المرجح أن إجراء المقابلات في الصباح قد يبدد طاقتك المعرفية.

تؤمن "لورا فاندركام"، مؤلفة "كتاب What the Most Successful People Do Before Breakfast" بأن الصباح يجب أن يكون مقصوراً على المهام التي تتطلب التركيز، مثل الكتابة.

فإن كان لديك مقابلات مع رئيسك أو زملائك، فعليك أن تخصصها لأوقات اليوم التي تقل خلالها طاقتك، إلا إن كانت تلك المقابلات تتطلب طاقة عقلية كبيرة.

10- عدم اتباع روتين يومي

يقول العلماء إن طاقتك المعرفية محدودة، فعليك ترشيد إدارتها. فإن أضعت وقتاً طويلاً في ترتيب أولوياتك، بين تفحص البريد الإلكتروني أو شرب القهوة أو وضع مقترحات المشاريع، فستجد أنك بددت طاقتك دون الاستفادة منها.

فالالتزام بالروتين يساعد عقلك على تنفيذ بعض المهام بصورة أوتوماتيكية، ما يوفر من طاقتك العقلية.

في مقابلة مع صحيفة شيكاغو تريبيون، قال "تشارلز دوهيج" مؤلف كتاب The Power of Habit "إن الروتين يعطي العقل الحرية للتفكير فيما هو أهم. وبهذه الطريقة لن نكون في حاجة إلى التفكير في كل الأمور المحيطة بحياتنا".